Généralités

L’autorisation OEA permet à toute entreprise établie au sein de l’Union européenne (UE) exerçant une activité liée au commerce international (PME ou grande entreprise) d’acquérir un label de qualité sur les processus douaniers et de sécurité-sûreté qu’elle met en œuvre. Délivrée en France par la douane française, l’autorisation OEA est reconnue dans toute l’UE et dans les pays signataires d’accords de reconnaissance mutuelle.

Les autorisations OEA sont attribuées sur la base des critères énoncés aux articles 39 a), b), c), d) et e) du Code des douanes de l’Union (CDU).

Les avantages apportés par l’autorisation statut opérateur économique agréé sont nombreux. Au-delà des facilités octroyées par la législation sur les plans douanier et de sécurité-sûreté, la démarche est structurante pour l’entreprise. Elle permet d’évaluer, puis de contrôler ses processus en matière de douane et de sécurité-sûreté. Son organisation est optimisée par une prise en compte des fonctions douane et logistique, une meilleure communication entre les employés et la mise en place ou l’amélioration d’outils de lisibilité et de contrôle interne.

Une relation de confiance s’instaure avec la douane qui devient le partenaire de l’entreprise. Les échanges sont facilités avec les pays signataires d’accords internationaux reconnaissant le statut d’opérateur fiable de l’OEA. Dans les relations commerciales, détenir une autorisation OEA apporte, en outre, un réel avantage concurrentiel.

Les trois types d'autorisation OEA

L’autorisation OEA « Simplifications douanières » (« OEA C »)

Cette autorisation est accordée aux entreprises satisfaisant aux critères suivants :

• l'absence d'infractions graves ou répétées à la législation douanière et aux dispositions fiscales, y compris l'absence d'infractions pénales graves liées à l'activité économique du demandeur ;
• la démonstration par le demandeur qu'il exerce un niveau élevé de contrôle sur ses opérations et les mouvements de marchandises au moyen d'un système de gestion des écritures commerciales et, le cas échéant, des documents relatifs au transport, permettant d'exercer les contrôles douaniers nécessaires ;
• la solvabilité financière, qui est considérée comme prouvée dès lors que le demandeur présente une situation financière satisfaisante lui permettant de s'acquitter de ses engagements, en tenant dûment compte des caractéristiques du type de l'activité économique concernée ;
• le respect de normes pratiques en matière de compétence ou de qualifications professionnelles directement liées à l'activité exercée.

Avantages réservés aux OEA-C :

• Accès au dédouanement centralisé communautaire ;
• Dispenses de garantie financière ;
• Accès sur simple demande à l’ensemble des autorisations du CDU (Autorisation d’établir des déclarations simplifiées, Autorisation de destinataire agréé TIR, Autorisation de constituer une garantie globale…) ;
• Modulation des taux de contrôles physiques et documentaires ;
• Traitement prioritaire des envois en cas de sélection à un contrôle douanier ;
• Priorité aux analyses de laboratoires lors des contrôles de produits soumis à normes ;
• Priorité de traitement et accompagnement personnalisé lors de l’octroi de facilitations liées au dédouanement.

L’autorisation OEA « Sécurité et Sûreté » (« OEA-S »)

Cette autorisation est accordée aux entreprises satisfaisant aux critères suivants :

• l'absence d'infractions graves ou répétées à la législation douanière et aux dispositions fiscales, y compris l'absence d'infractions pénales graves liées à l'activité économique du demandeur ;
• la démonstration par le demandeur qu'il exerce un niveau élevé de contrôle sur ses opérations et les mouvements de marchandises au moyen d'un système de gestion des écritures commerciales et, le cas échéant, des documents relatifs au transport, permettant d'exercer les contrôles douaniers nécessaires ;
• la solvabilité financière, qui est considérée comme prouvée dès lors que le demandeur présente une situation financière satisfaisante lui permettant de s'acquitter de ses engagements, en tenant dûment compte des caractéristiques du type de l'activité économique concernée ;
• l'existence de normes de sécurité et de sûreté appropriées, qui sont considérées comme respectées dès lors que le demandeur prouve qu'il a pris les mesures appropriées pour assurer la sécurité et la sûreté de la chaîne d'approvisionnement internationale, y compris pour ce qui est de l'intégrité physique et des contrôles d'accès, des processus logistiques et de la manutention de types spécifiques de marchandises, de son personnel et de ses partenaires commerciaux.

Avantages réservés aux OEA-S :

• Notification préalable des contrôles douaniers ;
• Réduction des données à fournir pour les déclarations sommaires ;
• Facilités accordées en vertu des accords de reconnaissance mutuelle de l’autorisation OEA conclus par l’UE avec la Chine, les USA, la Suisse, la Norvège, Andorre et le Japon ;
• Accès facilité à l’ensemble des autorisations du CDU (Autorisation d’établir des déclarations simplifiées, Autorisation de destinataire agréé TIR, Autorisation de constituer une garantie globale...) ;
• Allègement réciproque des formalités d’audit/inspection menés auprès des agents habilités et chargeurs connus titulaires de l’autorisation par la Douane française et la Direction générale de l’aviation civile.

L’autorisation combinée d’OEA « Simplifications douanières + Sécurité et Sûreté » (« OEA-F »)

Les autorisations « Simplifications douanières » et « Sécurité et Sûreté » peuvent être détenues simultanément. On parle alors d’autorisation combinée (« OEA-F »). L’entreprise doit répondre à tous les critères relatifs à ces autorisations.

• l'absence d'infractions graves ou répétées à la législation douanière et aux dispositions fiscales, y compris l'absence d'infractions pénales graves liées à l'activité économique du demandeur ;
• la démonstration par le demandeur qu'il exerce un niveau élevé de contrôle sur ses opérations et les mouvements de marchandises au moyen d'un système de gestion des écritures commerciales et, le cas échéant, des documents relatifs au transport, permettant d'exercer les contrôles douaniers nécessaires ;
• la solvabilité financière, qui est considérée comme prouvée dès lors que le demandeur présente une situation financière satisfaisante lui permettant de s'acquitter de ses engagements, en tenant dûment compte des caractéristiques du type de l'activité économique concernée ;
• le respect de normes pratiques en matière de compétence ou de qualifications professionnelles directement liées à l'activité exercée ;
• l'existence de normes de sécurité et de sûreté appropriées, qui sont considérées comme respectées dès lors que le demandeur prouve qu'il a pris les mesures appropriées pour assurer la sécurité et la sûreté de la chaîne d'approvisionnement internationale, y compris pour ce qui est de l'intégrité physique et des contrôles d'accès, des processus logistiques et de la manutention de types spécifiques de marchandises, de son personnel et de ses partenaires commerciaux.

Avantages réservés aux OEA-F :

• Modulation des taux de contrôles physiques et documentaires ;
• Traitement prioritaire des envois en cas de sélection à un contrôle douanier ;
• Dispense de garantie financière ;
• Priorité aux analyses laboratoire lors des contrôles de produits soumis à normes ;
• Accès sur simple demande à l’ensemble des autorisations du CDU (Autorisation d’établir des déclarations simplifiées, Autorisation de destinataire agréé TIR, Autorisation de constituer une garantie globale, d’établir des déclarations simplifiées, Autorisation de destinataire agréé TIR, Autorisation de constituer une garantie globale...) ;
• Priorité de traitement et accompagnement personnalisé lors de l’octroi de facilitations liées au dédouanement ;
• Notification préalable des contrôles douaniers ;
• Réduction des données à fournir pour les déclarations sommaires ;
• Facilités accordées en vertu des accords de reconnaissance mutuelle de l’autorisation OEA conclus par l’UE avec la Chine, les USA, la Suisse, la Norvège, Andorre et le Japon.

Accord de reconnaissance mutuelle et OEA

Qu'est-ce que la reconnaissance mutuelle des OEA ?

La reconnaissance mutuelle des OEA est un dispositif visant à sécuriser la chaîne logistique internationale et à multiplier les avantages consentis aux opérateurs du commerce internationale titulaires d’une autorisation OEA. Par la reconnaissance mutuelle des OEA, deux administrations douanières décident d’une reconnaissance réciproque des autorisations OEA délivrées dans le cadre de leurs programmes OEA respectifs. Dans ce cadre, les deux administrations douanières accordent des avantages réciproques aux OEA.

L'UE a conclu et mis en œuvre la reconnaissance mutuelle du programme OEA avec la Norvège, la Suisse, le Japon, Andorre, les États-Unis et la Chine. D'autres négociations sont en cours ou seront lancées dans un avenir proche avec les autres partenaires commerciaux les plus importants. En outre, l'UE fournit une assistance technique à un certain nombre de pays pour les préparer à mettre en place des programmes OEA.

• Accord de reconnaissance mutuelle UE - États-Unis
• Accord de reconnaissance mutuelle UE - Chine

Quels sont les avantages de la reconnaissance mutuelle ?

Les avantages spécifiques sont contenus dans chaque accord de reconnaissance mutuelle, mais en général les avantages comprennent les éléments suivants :

• Moins de contrôles liés à la sécurité et à la sûreté ;
• Un traitement prioritaire des opérations de dédouanement effectuées par des OEA.

Comment bénéficier de la reconnaissance mutuelle ?

Les détenteurs d'autorisations OEA avec la composante sûreté et sécurité (« OEA S », et « OEA F » ou « OEA C + OEA S ») peuvent participer à la reconnaissance mutuelle. Ils doivent fournir leur consentement écrit pour échanger les coordonnées de la société avec les pays partenaires (par exemple, nom, adresse, identifiant).

Le consentement doit être donné en remplissant la case correspondante de l'annexe du questionnaire d'auto-évaluation, mais il peut également être fourni ou retiré à tout moment par une demande écrite adressée à l'autorité douanière compétente de l'État membre concerné. L'OEA doit ensuite communiquer son numéro EORI à son partenaire commercial dans le pays partenaire de l’accord de reconnaissance mutuelle concerné qui saisira ce numéro dans la déclaration d’importation.

Comment obtenir les avantages de la reconnaissance mutuelle ?

Afin de bénéficier d’une diminution des contrôles liés à la sécurité et à la sûreté et d'un traitement prioritaire des opérations de dédouanement, l'OEA doit communiquer son numéro EORI à son partenaire commercial dans le pays partenaire de l’accord de reconnaissance mutuelle concerné.

Obtenir l’autorisation OEA

Qui est éligible à l’autorisation OEA

Tous les acteurs de la chaîne logistique internationale, quelle que soit leur taille peuvent solliciter une autorisation OEA...

... fabricants, importateurs, exportateurs, représentants en douane enregistrés, transporteurs, transitaires, commissionnaires de transport, groupeurs, exploitants de terminal, entrepositaires, opérateurs de conteneur, déchargeurs, services de compagnie maritime.

Une entreprise dont l’activité se limite à des flux strictement nationaux ou intracommunautaires n’est pas concernée par l’autorisation « OEA C ». Elle peut en revanche être concernée par l’autorisation « OEA S » si la marchandise qu’elle manipule (stockage, transport, etc.) est destinée à intégrer la chaîne logistique internationale.

Les entreprises, quelle que soit leur taille, sont tenues de remplir les critères OEA. Les auditeurs tiennent cependant compte de la taille de l’entreprise pour apprécier sa conformité aux critères OEA.

La demande

Vous devez mettre en place une démarche en « mode projet »

Afin d'obtenir l'autorisation OEA, il est préconisé que chaque entreprise, en tenant compte de ses contraintes propres, désigne un responsable du projet OEA chargé de coordonner la démarche OEA. Cette personne doit être en capacité de réunir l’ensemble des services ou acteurs concernés dans l’entreprise et d’entretenir des contacts réguliers avec la douane. Son rôle consiste à :

• coordonner la phase d’auto-évaluation : préparation du questionnaire d’auto-évaluation (QAE) par la mobilisation de l’ensemble des acteurs concernés, afin de garantir la cohérence des réponses ;
• fixer un calendrier d’avancement du dossier : points d’étape réguliers avec la cellule-conseil aux entreprises de la douane française afin de résoudre les éventuelles difficultés rencontrées ;
• être le point de contact de la douane, pendant toute la durée de l’audit ;
• s’assurer que l’entreprise continue de respecter les obligations liées à l’autorisation, et, le cas échéant, informer la douane de tout changement important intervenu dans la situation de l’entreprise, une fois la société détentrice de l’autorisation OEA.

La cellule-conseil aux entreprises (CCE) du pôle d’action économique (PAE) de la direction des douanes de votre région est là pour vous aider dans votre démarche d’obtention de cette autorisation.

Un questionnaire d'auto-évaluation (QAE) pour vous aider dans la préparation de la demande

Le questionnaire d’auto-évaluation est un document communautaire harmonisé pour vous auto-évaluer en amont du dépôt d’une demande. Il vous permet en outre de jauger votre capacité à répondre aux critères OEA et facilite le travail ultérieur des auditeurs douaniers.

Il se compose de près de 150 questions portant sur tous les domaines couverts par les critères requis pour l’octroi des trois types d’autorisation OEA. Elles sont réparties en trois parties distinctes :

1. Connaissance générale de l’entreprise
2. Simplifications douanières
3. Sécurité - Sûreté

Le questionnaire couvre la majorité des situations que peuvent rencontrer les entreprises (par exemple, plusieurs rôles dans la chaîne logistique et recours fréquent à la sous-traitance). Dans ces conditions, certaines entreprises auront la possibilité de répondre « non concerné » à de nombreuses questions :

• Vous sollicitez l’OEA « Simplifications douanières » (« OEA C ») vous devez remplir les parties 1 et 2 ;
• Vous sollicitez l’OEA « Sécurité-sûreté » (« OEA S »), vous devez remplir les parties 1, 2 et 3 ;
• Vous sollicitez l’ « OEA F » (« Simplifications douanières » + « Sécurité-sûreté »), vous devez remplir les parties 1, 2 et 3.

Le dépôt de la demande

Le service en ligne SOPRANO vous permet de déposer votre demande OEA en ligne et de suivre l’évolution du traitement de votre demande par le service douanier d’audit.

SOPRANO est accessible via ce site. L’accès nécessite au préalable l’ouverture d’un compte sur ce portail et d’opter pour le statut d’opérateur douane (création d’un compte douane.gouv.fr certifié).
Si vous effectuez vos formalités douanières au moyen du service en ligne Delta, vous disposez déjà d’un compte certifié.

Les demandes sous format papier sont également acceptées. Elles doivent être adressées par courrier à :

Direction Générale des Douanes et Droits Indirects
Bureau E3
11 Rue des deux communes
93558 Montreuil CEDEX

L’audit

Dès que la demande d’autorisation OEA est jugée recevable par la direction générale des douanes et droits indirects, un service douanier spécialisé, le service régional d’audit (SRA) est désigné (voire plusieurs, si nécessaire). L’obtention de l’autorisation est en effet conditionnée à la conduite d’un audit dans les locaux de votre entreprise.

Un calendrier est fixé avec les auditeurs de la douane pour déterminer les rendez-vous. Seuls sont audités les sites où il existe une activité douanière (dédouanement, stockage de marchandises tierces ou en attente d’exportation). L’audit douanier est basé sur l’examen de l’organisation interne de l’entreprise et des processus utilisés (comptabilité, dédouanement, informatique, transport, logistique, sécurité et sûreté). Les auditeurs évaluent en particulier la qualité de la formalisation des procédures et les contrôles internes mis en place pour en assurer le respect. Le cas échéant, ils vous proposeront des mesures à mettre en place pour vous permettre de satisfaire aux critères OEA.

Durée de l'audit

Quelles que soient l’autorisation demandée et la taille de votre entreprise, un délai de préparation de quelques mois est à prévoir.

Une fois la demande déposée, le délai de traitement dépend de la nature de l’autorisation sollicitée, du nombre de sites à visiter, de la taille ou de la complexité de l’entreprise, de la disponibilité des SRA, mais aussi parfois de la disponibilité et de la réactivité des intervenants (présence impérative des responsables des services concernés, mise à disposition ou transmission de la documentation demandée ou requise). La législation communautaire oblige les douanes européennes à se prononcer sur toute demande déposée dans un délai maximum de 180 jours à compter de la date de réception de la demande complète.

Suivi de l'autorisation

La validité de l’autorisation OEA est permanente.
Une fois l’autorisation OEA délivrée, vous devez :

• assurer le respect constant des processus douaniers audités et validés ;
• mettre en place des mesures correctrices en cas de dysfonctionnement ;
• accepter d’être ré-audité à intervalle régulier lors d’audits de suivi (au moins une fois tous les 3 ans) ;
• informer le SRA dont vous dépendez de toute modification relative à l’entreprise (raison sociale, coordonnées bancaires, organigramme, régimes douaniers sollicités...) ;
• entretenir avec la douane des relations partenariales de confiance.

Le logo

Les entreprises titulaires de l’autorisation OEA sont autorisées à utiliser le logo AEO (« Authorised Economic Operator »), sigle de l’Union européenne. Il est fourni par la douane française sur demande.

Le logo AEO peut être utilisé dans les conditions suivantes :

• seul le titulaire d'une autorisation OEA valide peut utiliser le logo ;
• le titulaire doit cesser de l'utiliser dès que son autorisation OEA est suspendue ou révoquée.

Le logo AEO est protégé par le droit d'auteur et les droits appartiennent à l'Union européenne. Tout abus sera poursuivi conformément à la législation de l'UE.